Купівля чи продаж нерухомості, оформлення спадщини, отримання документів, представництво в державних органах або вирішення інших юридичних питань — усе це можна доручити іншій особі, навіть перебуваючи за межами України. Головне — правильно оформити довіреність.

Що таке довіреність

Довіреність — це офіційний письмовий документ, за допомогою якого одна особа надає іншій право діяти від свого імені та представляти її інтереси перед третіми особами. Такий документ може бути переданий як представнику, так і безпосередньо особі чи установі, для взаємодії з якою він видається.

Наявність довіреності дозволяє представнику укладати договори, підписувати заяви, здійснювати юридично значущі дії та представляти інтереси довірителя в різних органах і установах. Для здійснення операцій з нерухомим майном, транспортними засобами, корпоративними правами та в інших випадках, передбачених законом, як правило, необхідна нотаріально посвідчена довіреність.

Якщо громадянин України перебуває за межами держави та має намір видати довіреність для використання на території України, він може скористатися одним із двох основних способів:

• посвідчити довіреність у нотаріуса держави перебування;
• оформити документ у консульській установі України.

Посвідчення довіреності в іноземного нотаріуса

Особи, які проживають або тимчасово перебувають за кордоном, можуть звернутися до місцевого нотаріуса для оформлення довіреності. У такому випадку документ складається відповідно до вимог законодавства держави, де його посвідчено.

Зазвичай текст довіреності оформлюється офіційною мовою відповідної країни, тому надалі може виникнути потреба в перекладі документа українською мовою.

Оформлення довіреності через консульську установу України

Однією з головних переваг звернення до консульської установи є те, що оформлена там довіреність не потребує додаткового засвідчення чи перекладу для використання в Україні. Вона набуває юридичної сили одразу після посвідчення та може використовуватися без додаткових процедур.

Слід зазначити, що довіреності підлягають внесенню до Єдиного реєстру довіреностей. Таку реєстрацію здійснює консул через відповідні інформаційні системи Міністерства юстиції України або Міністерства закордонних справ України. Якщо такий доступ відсутній, довіритель або особа, на яку оформлено довіреність, має подати нотаріусу в Україні окрему заяву про внесення довіреності до Єдиного реєстру довіреностей.

Водночас консул не має права посвідчувати довіреність на вчинення дій, які відповідно до законодавства можуть бути виконані виключно особисто довірителем.

Які документи необхідні для оформлення довіреності за кордоном

Для оформлення нотаріально посвідченої довіреності рекомендується дотримуватися такого алгоритму:

1. Попередній запис

Необхідно заздалегідь записатися на прийом до консульської установи України або до нотаріуса.

2. Підготовка проєкту довіреності

Бажано мати готовий текст документа в електронному форматі. У ньому мають бути зазначені:

• дата та місце складання;
• повні дані довірителя і представника;
• адреси проживання або місцезнаходження сторін;
• обсяг наданих повноважень;
• строк дії довіреності (за бажанням).

Якщо строк дії не визначений, довіреність залишається чинною до моменту її припинення відповідно до закону.

У разі оформлення довіреності на укладення договору дарування обов’язково потрібно вказати особу, на ім’я якої здійснюватиметься дарування. За відсутності таких відомостей документ може бути визнано недійсним.

3. Особисте звернення з необхідними документами

Під час візиту до консульства або нотаріуса потрібно мати:

• паспорт громадянина України для виїзду за кордон або паспорт громадянина України;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);
• копію паспорта особи, на яку видається довіреність;
• додаткові документи залежно від змісту доручення;
• інші документи, передбачені для законного перебування в країні.

Наприклад, під час оформлення повноважень щодо нерухомого майна можуть знадобитися копії правовстановлюючих документів. Якщо довіреність стосується спадкових питань — документи, що підтверджують родинні зв’язки, або свідоцтво про смерть спадкодавця.

4. Оплата послуг

Після оформлення документа необхідно сплатити консульський збір або вартість нотаріальних послуг. У деяких країнах також можуть знадобитися послуги перекладача.

Передоручення повноважень

Представник повинен діяти в межах наданих йому повноважень особисто. Передача цих повноважень іншій особі допускається лише у випадках, передбачених законом, договором між сторонами або за необхідності захисту інтересів довірителя.

Легалізація довіреності для використання в Україні

Після посвідчення довіреності в іноземного нотаріуса необхідно переконатися, що документ відповідає вимогам щодо міжнародного визнання.

Порядок легалізації залежить від країни видачі документа. Наприклад, документи, оформлені в Польщі чи Чехії, зазвичай визнаються в Україні без додаткового засвідчення завдяки міжнародним угодам між державами. Для більшості країн Європи, а також Великої Британії, США та Канади достатньо проставлення апостиля.

Апостиль — це спеціальне підтвердження справжності підпису посадової особи, її повноважень та, за потреби, автентичності печатки. Завдяки цьому документ може використовуватися на території інших держав — учасниць Гаазької конвенції 1961 року без проходження повної консульської легалізації.

У більшості випадків апостиль оформлюють уповноважені органи країни, де посвідчено довіреність. Тому під час звернення до нотаріуса варто уточнити, чи може він самостійно організувати цю процедуру або надати інформацію щодо порядку її проходження.

Після надходження документа в Україну необхідно виконати його переклад українською мовою та нотаріально засвідчити правильність перекладу. Лише після завершення цих формальностей довіреність можна повноцінно використовувати для здійснення юридично значущих дій на території України.

Дніпровське міжрегіональне управління Міністерства юстиції України