В першу чергу слід відрізняти документи реєстраційних справ на нерухоме майно, відкриті відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» з 2013 року, від документів реєстраційних справ на нерухоме майно, які зберігають бюро технічної інвентаризації.
До реформи сфери державної реєстрації речових прав на нерухоме майно, яка відбулася з 01.01.2013, реєстраційні та інвентаризаційні справи велись бюро технічної інвентаризації. Зазначені реєстраційні та інвентаризаційні справи досі залишаються на зберіганні у відповідних бюро технічної інвентаризації.
В матеріалах вищезазначених реєстраційних та інвентаризаційних справ зберігаються документи, передбачені Тимчасовим положенням про порядок реєстрації прав власності на нерухоме майно, затвердженим наказом Міністерства юстиції України № 7/5 від 07.02.2002, Правилами державної реєстрації об’єктів нерухомого майна, що знаходяться у власності юридичних та фізичних осіб, затвердженими наказом Державного комітету України по житлово-комунальному господарству № 56 від 13.12.1995, Інструкцією про порядок реєстрації будинків та домоволодінь у містах і селищах міського типу Української РСР від 31.01.1966, а також інші документи, передбачені законодавчими актами ХХ сторіччя.
Зверніть увагу, що на теперішній час витребування копій цих документів від бюро технічної інвентаризації здійснюється судом відповідно до п. 3 гл. 11 р. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
З 01.01.2013 повноважень щодо реєстрації речових прав на нерухоме майно набули управління юстиції, створені відповідно до Положення про районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні, міжрайонні управління юстиції, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 23.06.2011 № 1707/5, які також забезпечували формування та зберігання реєстраційних справ в паперовій формі.
З 01.01.2016 повноваження щодо реєстрації речових прав було передано до відповідних суб’єктів державної реєстрації.
Реєстраційні справи, відкриті на об’єкти нерухомого майна управліннями юстиції з 01.01.2013 по 31.12.2015, були передані, відповідно до пп. 3 п. 3. постанови Кабінету Міністрів України від 25.12.2015 № 1127, до відповідних суб’єктів державної реєстрації, які повинні забезпечувати зберігання реєстраційних справ.
Про те, хто є суб’єктами державної реєстрації, які забезпечують зберігання реєстраційних справ, читайте в попередній статті.
В паперовій формі реєстраційні справи формувались до набрання 16.01.2020 чинності Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо протидії рейдерству» від 05.12.2019 № 340-ІХ.
В той період, якщо державний реєстратор (зокрема і нотаріус) здійснював реєстраційну дію, документи (їх копії) він пересилав для долучення до реєстраційної справи в паперовій формі до відповідного суб’єкта згідно із р. VI Порядку формування та зберігання реєстраційних справ, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 18.11.2016 № 3267/5.
До набрання чинності нового Порядку державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.12.2015 № 1127, управліннями юстиції видавались свідоцтва та витяги на спеціальних бланках документів інформації системи Міністерства юстиції України.
На сьогодні ці управління юстиції ліквідовані без правонаступництва, дублікати таких документів не видаються. Проте, відповідно до ч. 5 ст. 12 Закону, все, що було зареєстровано в Державному реєстрі прав, є дійсним навіть без документарного підтвердження, лише за наявності запису в Державному реєстрі прав. Навіть п. 3 гл. 7 р. І та абз. 2 пп. 1.2. гл. 2 р. ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, це передбачає. Тобто майно можна відчужити за договором лише на підставі відомостей в Державному реєстрі прав.
