Апостиль – це спеціальний штамп, який підтверджує дійсність підпису на документі, повноваження особи, що його підписала, а також справжність відбитку печатки або штампа на ньому. Завдяки апостилю документ можна офіційно використовувати в інших країнах без додаткової легалізації.
Міністерство юстиції України відповідно до наданих йому повноважень здійснює проставлення апостиля на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України (постанова Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів»).
Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 20.11.2025 № 3177/5 (далі – Порядок).
Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів (далі – Реєстр).
З прийняттям нового Порядку апостиль видозмінився і містить QR-коди підпису і печатки установи, яка його проставила. Крім того, кожен апостиль має свій унікальний QR-код, який дає змогу швидко підтвердити його справжність.
На спеціалізованому вебресурсі доступна перевірка апостилів.
Під час перевірки відображається не лише сам апостиль, а й сканована копія документа, на який його проставлено (для апостилів, проставлених з 01.03.2026).
Куди звернутися для проставлення апостиля?
Для проставлення апостиля на наявному у заявника офіційному документі, призначеному для використання на території іншої держави (далі – офіційний документ), подається заява про проставлення апостиля в усній формі шляхом його особистого звернення до:
- будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України (далі – відділ);
- нотаріуса;
- Державної архівної служби України, якщо документ, виданий державною архівною установою (далі – архівний документ).
У разі перебування заявника за кордоном, проставлення апостиля на наявному у такого заявника в паперовій формі офіційному документі може здійснюватися за його зверненням, надісланим поштовим відправленням до:
- будь-якого відділу;
- Державної архівної служби України, якщо потрібно апостилювати архівний документ (пункт 1 розділу ІІ Порядку).
Якщо особа, не може особисто звернутися чи надіслати документи поштою, за неї це може зробити її представник.
Формується та реєструється заява про проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру в день особистого звернення заявника або не пізніше наступного робочого дня з дня отримання звернення поштовим відправленням.
У випадку апостилювання виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр) заява про проставлення апостиля формується та реєструється посадовою особою відділу за допомогою програмних засобів Реєстру в день отримання виписки від територіального органу Міністерства юстиції України (пункт 4 розділу ІІ Порядку).
Які документи подати для проставлення апостиля?
Для проставлення апостиля заявник окрім заяви подає:
- документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус». У разі коли таким заявником є іноземець або особа без громадянства, документом, що посвідчує його особу, є національний, дипломатичний чи службовий паспорт іноземця або інший документ, що посвідчує особу іноземця або особи без громадянства;
- оригінал офіційного документа або його копію, засвідчену в установленому порядку. Оригінал офіційного документа в паперовій формі заявником не подається у випадку апостилювання виписки з Єдиного державного реєстру;
- платіжну інструкцію про оплату послуги з проставлення апостиля.
Не подається заявником платіжна інструкція у разі звільнення від сплати послуги з проставлення апостиля особи, безпосередньо якої стосується офіційний документ.
На підтвердження права на звільнення від сплати послуги заявником у разі його особистого звернення за проставленням апостиля пред’являється документ, що підтверджує право на звільнення від сплати.
Якщо звернення заявника надіслане поштовим відправленням, до нього має долучатися копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, засвідчена в установленому порядку (пункти 3, 6, 7 розділу ІІ Порядку).
Що робити, якщо немає у заявника офіційного документа?
У разі відсутності у заявника офіційного документа в паперовій формі, він може звернутися за його витребуванням (отриманням) відповідно до законодавства та проставлення на ньому апостиля.
Якщо таким документом є документ про державну реєстрацію актів цивільного стану, заявник звертається до будь-якого відділу.
Якщо таким документом є архівний документ, заявник звертається до Державної архівної служби України.
Якщо таким документом є виписка з Єдиного державного реєстру, заявник звертається до територіального органу Міністерства юстиції України (пункт 2 розділу ІІ Порядку).
Строк розгляду заяви та проставлення апостиля
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 3 робочих днів, перебіг якого починається з наступного дня після реєстрації в Реєстрі заяви про проставлення апостиля (пункт 5 розділу І Порядку).
Якщо під час розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, у посадової особи такий документ викликає підозру у його підробці, Міністерство юстиції України надсилає суб’єкту, від якого виходив такий документ, відповідний запит.
У такому випадку посадова особа Мін’юсту зупиняє розгляд офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, на строк до одного місяця. Про зупинення розгляду та про причини, що обумовили таке зупинення, посадова особа повідомляє заявника, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві про проставлення апостиля (пункт 5 розділу ІІІ Порядку).
Результат розгляду та видачі документів
Про результат розгляду заяви про проставлення апостиля та офіційних документів, поданих для проставлення апостиля, в паперовій формі посадова особа відділу, Державної архівної служби України, нотаріус не пізніше наступного робочого дня з дня прийняття відповідного рішення інформує заявника, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві про проставлення апостиля.
Офіційний документ в паперовій формі з проставленим апостилем, офіційний документ в паперовій формі та повідомлення про відмову у проставленні апостиля видаються заявнику чи його представнику посадовою особою або у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу II Порядку, надсилаються поштовим відправленням (пункти 1, 3 розділу ІV Порядку).
Плата за надання послуги
Плата за надання послуг з проставлення апостиля справляється у відповідному розмірі від прожиткового мінімуму для працездатних осіб, установленого законом на 1 січня календарного року, в якому подаються відповідні документи для проставлення апостиля, та округлюється до найближчих 10 гривень. Оскільки Законом України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» встановлено прожитковий мінімум для працездатних осіб у розмірі 3328 грн, з 1 січня 2026 року плата за проставлення апостиля становить:
-для фізичних осіб (0,2 прожиткового мінімуму) – 670 грн;
- для юридичних осіб (0,35 прожиткового мінімуму) – 1160 грн.
Рахунок платежу за надання послуги з проставлення апостиля:
Банк отримувача: Казначейство України (ЕАП)
Отримувач коштів: ГУК у м. Києві /м.Київ/22012500
Код отримувача (код за ЄДРПОУ): 37993783
Номер рахунку (IBAN): UA618999980313070165041026001.
Громадяни, які на цей час проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, можуть здійснювати оплату послуги з проставлення апостиля в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Державний експортно-імпортний банк України». Оплата здійснюється на рахунок Державної казначейської служби України, відкритий у АТ «Державний експортно-імпортний банк України». Ознайомитися з актуальною інформацією щодо банківських реквізитів та переліку банків-кореспондентів можливо на офіційному вебсайті Державної казначейської служби України за посиланням: https://www.treasury.gov.ua/.
Звертаємо увагу, що в платіжних дорученнях в іноземній валюті у полі «Деталі платежу» (Details of payment) має бути вказано код класифікації доходів бюджету 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля».
Крім того, інформуємо, що за надання відомостей з Єдиного державного реєстру справляється плата у розмірі, встановленому Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» (0,05 прожиткового мінімуму для працездатних осіб – 170 грн).
Довідково. 10.01.2002 Верховна Рада України прийняла Закон України «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» № 2933-III. Конвенція набула чинності для України 22.12.2003.
Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.
Перелік держав-учасниць Гаазької конвенції щодо засвідчення документів апостилем міститься на сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права.
