Державна судова адміністрація України надала офіційні роз’яснення для місцевих, апеляційних судів та територіальних управлінь ДСА України, пов’язані із реєстрацією процесуальних документів.

Як йдеться у документі, зроблено це у зв’язку із запитами судів, територіальних управлінь ДСА України про надання роз’яснень щодо окремих питань реєстрації в суді процесуальних документів, поданих до суду в електронній формі без накладення кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП), його невідповідності або недійсності.

Зокрема, у листі зазначено, що нормами процесуального законодавства встановлені вимоги щодо форми і змісту заяв, клопотань, скарг та інших процесуальних документів, які подаються до суду. Серед вимог до процесуальних документів є обов’язковість наявності підпису особи, яка подає документ (статті 117, 151, 175, 177, 183, 356 Цивільного процесуального кодексу України, статті 111, 139, 150, 162, 165, 167, 170, 260 Господарського процесуального кодексу України, статті 116, 152, 160, 166, 296 Кодексу адміністративного судочинства України).

Норми процесуальних кодексів передбачають, що саме суд перевіряє подані документи на предмет відповідності встановленим зазначеним вимогам (у тому числі щодо наявності та відповідності підпису), та в разі не додержання відповідних вимог повертає їх заявнику без розгляду, або залишає документ без руху, про що постановляє відповідну ухвалу. У такій ухвалі зазначаються недоліки поданих документів та визначаються спосіб і строк їх усунення.

Однією з підстав залишення суддею заяви без розгляду є прямо визначений Цивільним процесуальним кодексом України та Господарським процесуальним кодексом України випадок, коли заяву не підписано, або підписано особою, яка не має такого права.

Беручи до уваги сукупність згаданих норм процесуальних кодексів, а також зважаючи на те, що винесення ухвали належить до виключних повноважень судді (колегії суддів), вбачається, що розгляд поданих до суду процесуальних документів на предмет відповідності встановленим законодавством вимогам є дискреційним повноваженням судді (колегії суддів).

Також у своєму листі ДСА України повідомила, що всі документи, які надходять до суду та є предметом судового розгляду, підлягають реєстрації та передачі визначеному складу суду.

Крім цього, у роз’ясненні йдеться про необхідність друку звіту про результати перевірки КЕП, накладеного на документи, які надійшли до суду в електронній формі.

«У разі надходження на адресу електронної пошти суду процесуальних документів, засвідчених КЕП, необхідно перевірити дійсність електронного підпису та після цього завантажити файли таких документів разом з КЕП до автоматизованої системи документообігу суду.

Крім того, відповідно до пункту 61 розділу ІV "Перехідні положення" Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, затвердженого рішенням Вищої ради правосуддя від 17.08.2021 № 1845/0/15-21, до забезпечення початку функціонування всіх підсистем (модулів) ЄСІТС справи розглядаються (формуються та зберігаються) в паперовій формі. Документи, що надійшли до суду в електронній формі, роздруковуються за наявності такої можливості в суді та приєднуються до матеріалів паперової справи.

У зв’язку з цим вважаємо, що за наявності технічної можливості звіти про результати перевірки дійсності КЕП мають роздруковуватися в суді та приєднуватися до матеріалів судової справи». Також у разі відсутності електронного підпису ДСА України рекомендує складати в довільній формі акт за підписом особи (осіб), відповідальних за прийом реєстрацію документів, та передавати його разом з отриманими документами визначеному складу суду. Аналогічно пропонується друкувати та передавати судді звіт про результати перевірки КЕП у всіх випадках недійсності електронного підпису.