Секретар судового засідання є важливою процесуальною фігурою. Секретар судового засідання є державним службовцем та виконує низку важливих функцій не тільки щодо організації і проведення судового засідання, а й поза його межами.
Посадова інструкція визначає, зокрема, такі обов'язки секретаря судового засідання:
Секретар здійснює судові виклики і повідомлення з дотриманням усіх норм законодавства.
Він доповідає, хто з викликаних та повідомлених осіб прибув на засідання, чи вручено повістки та повідомлення тим, хто не з’явився, вказує причини їх неприбуття, якщо вони відомі.
Секретар під час розгляду справи здійснює повне фіксування засідання за допомогою звукозаписувального технічного засобу. Фіксація повинна бути повною й правильною.
Секретар судового засідання є самостійною, процесуальною одиницею, яка входить до складу суду, і у разі потреби (передбачено законодавством) йому може бути заявлено відвід учасником процесу.
Крім того, одночасно з технічним записом секретар веде журнал засідання, який невідкладно підписує після закінчення останнього та приєднує до справи. Також секретар судового засідання повинен вміти швидко і грамотно формулювати основні думки, які викладаються судом, сторонами, учасниками процесу під час слухання, оскільки все це відображається у журналі засідання, вміти зосереджувати увагу на головному. Одночасно секретареві необхідно мати ще й дуже хорошу пам’ять, він повинен володіти навичками швидкого комп’ютерного набору, адже особи нічого не диктують, не чекають, поки секретар запише їхні слова.
Ще одна функція секретаря — це оформлення всіх матеріалів справи, виготовлення копій судових рішень у справах, кримінальних провадженнях, які знаходяться в провадженні судді.
Перелік повноважень особи, яка займає цю посаду, не є вичерпним. Крім того, передбачається обов’язковість виконання секретарем інших доручень головуючого у справі.
До кандидата на цю посаду висуваються досить серйозні вимоги, а саме: необхідно мати вищу юридичну освіту, кандидат на посаду секретаря зобов'язаний вільно володіти персональним комп'ютером і знати законодавство України, нормативну базу та порядок обробки інформації. Всі свої знання і вміння потрібно вільно застосовувати на практиці.
